Imager Oy – tietosuojaseloste

 

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU GDPR -asetuksen mukainen Tietosuojaseloste.

Imager Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n mukaisesti sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) vastaavalla tavalla oheisesti. Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa, joten ole hyvä ja tarkista se säännöllisesti.

 

Rekisterinpitäjä

Imager Oy
Rautatienkatu 13 C 21
15110 Lahti

Y-tunnus: 1603460-0

 

Rekisterin yhteyshenkilö

Imager Oy
Teemu Peltomaa

Rautatienkatu 13 C 21
15110 Lahti

teemu (at) imager.fi

 

Rekisterien nimet

• Imager Oy:n markkinointirekisteri

• Imager Oy:n asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Imager Oy:n asiakkuuksien hoitamiseen, yhteydenpitoon sekä markkinointiin. Verkkosivustolla tehdään asiakkaan verkkokäyttäytymisen perusteella profilointia, jonka pohjalta voidaan kohdentaa markkinointitoimenpiteitä. Lisäksi tietoja käytetään tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin. Tietojen käsittelyperuste on asiakkaan suostumus. 

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU regulaatiota henkilötietojen tallentamisesta – tämä lyhennettynä on oheiset kuusi kohtaa:

• Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.

• Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.

• Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen.

• Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.

• Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää.

• Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna.

Henkilötietojen käsittely, tallettaminen ja säilytys on osittain ulkoistettu kolmannelle osapuolelle. Olemme huolehtineet siitä, että henkilötietolainsäädännön mukaiset vaatimukset tietojen käsittelystä, säilytyksestä ja tietoturvasta täyttyvät asianmukaisesti. 

 

Rekisterien tietosisältö

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Imager Oy:n toimesta sekä asiakkaista, että asiakasprospekteista. Rekisteröitäviä tietoja ovat:

Rekisteri A – markkinointirekisteri (www)

Yhteydenottajan nimi (etu- ja sukunimi)
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yrityksen nimi
Yhteydenottopyynnön vapaa tekstisisältö
Aikaleimat yhteydenoton vastaanotosta
Henkilön markkinointisuostumukset ja -kiellot

Rekisteri B – Asiakasrekisteri

Organisaation nimi
Organisaatioyksikkö
Yhteyshenkilöiden tiedot
Yhteyshenkilön nimi (etu- ja sukunimi)
Titteli
Vastuualue
Sähköpostiosoite
Puhelinnumerot
Kontaktointitiedot ja muistiot
Sopimuksiin, tilauksiin, tarjouksiin, tarjouspyyntöihin ja laskutukseen liittyvät yhteys- ja käsittelytiedot

 

Evästeiden käyttö

Keräämme evästeiden (“cookies”) avulla verkkosivujemme ja -palveluidemme käyttöä (mitä, miten ja milloin palveluita käytetään) ja käyttömääriä koskevia tietoja sekä käyttäjän päätelaitetta (esim. käytetty selain, näytön resoluutio, IP-osoite jne.) koskevia tietoja verkkosivujemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka käyttäjän selain tallentaa tämän päätelaitteelle, eikä pelkästään sen avulla voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää. Evästetietoja voidaan myös yhdistää henkilötietoihin markkinointiviestien personoimiseksi ja kohdistamiseksi. Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö selaimensa asetuksia muuttamalla.

 

Tietolähteet

Tietoja saadaan käyttäjältä itseltään sähköisten lomakkeiden ja verkkokäyttäytymisen sekä tapaamisten ja keskustelujen kautta.

 

Tietojen säilytysaika

Tietojen säilytysaika vaihtelee sisältölajeittain ja tarpeen mukaan seuraavasti:

• Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään korkeintaan 5 vuotta

• Asiakasrekisterissä tietoja säilytetään yhteistyösuhteen ajan sekä senkin jälkeen niin kauan, kuin velvoitteet (esim. kirjanpidolliset aikavaatimukset) sitä edellyttävät.

 

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle henkilötietolain ja luottotietojen käsittelyä koskevien säännösten mukaisesti.

 

Rekisterien suojausten periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena. Tietojärjestelmä on täysin suojattu ja rekisteriä käyttävät Imager Oy:n ja sen kumppaneiden puolesta ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

 

Kolmansien osapuolten pääsy rekisteritietoihin

Ainoastaan Imager Oy:n nimetyillä kumppaneilla on pääsy rekisteritietojen hallinnointiin.

 

Tietojen tarkastaminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruttaa antamansa markkinointilupa perumalla se sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai ilmoittamalla siitä rekisterin pitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää kokonaan poistamaan häntä koskevat tiedot rekisteristä. Tarkastus- tai poistamispyyntö tulee lähettää sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (yhteystiedot mainittu aiemmin) ja pyyntöön tulee liittää todistus henkilöllisyydestä (skannattuna tai kopiona).